Sistem Manajemen Gudang

I.       Sistem Manajemen Gudang

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan. Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

II.    Aktivitas dalam pergudangan

Ada berbagai macam aktivitas dalam pergudangan, diantaranya:

a.      Administrasi dalam Gudang

Administrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya.

Ada bermacam-macam jenis administrasi gudangdiantaranya yaitu::

1. Daftar Stok Barang :Informasi ini akan sangat bermanfaat bagi para agen marketing perusahaan. Mereka bisa ekspansi pasar yang lebih luas jika ternyata stok barang masih banyak. Pengiriman barang yang sudah dipesan terlalu lama membuat konsumen kecewa dan bisa saja memutuskan kontrak atau tidak akan memesan pada perusahaan itu lagi.

2. Daftar Input Barang: Daftar ini sangat penting untuk mengetahui apakah masih ada tempat bagi barang-barang berikutnya.

3. Daftar Keluar Barang: Barang yang keluar akan mempengaruhi pemesanan barang.

4. Jadwal Pengiriman Barang:Jadwal ini akan mempermudah peletakan barang. Menunjukkan mana barang yang harus diambil terlebih dahulu sehingga tidak ada barang yang tertinggal dan menjadi kadaluarsa.

5. Prediksi Pemesanan:Pemesanan barang sesuai dengan data barang yang keluar.

6. Daftar Stok Opnam:Daftar stok opnam dilakukan setahun sekali. Hal ini sama seperti cuci gudang.

7. Daftar Pengelompokan Barang:Daftar ini akan mempermudah pengambilan barang.

8. Daftar Jumlah Barang:Daftar jumlah tiap-tiap barang dilengkapi spesifikasi dan tanggal masuk sampai tanggal kadaluarsa.

Berikut adalah alur dalam administrasi gudang, yaitu:

1.    Data pemesanan barang Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan.

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali. Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.

Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli. Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

2.    Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
a. Jumlah stok barang.
b. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
c. Dasar memesan barang.
d. Mempelajari trend sales.

Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan database.

b.      Penerimaan Barang

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :

1.      Bukti pesanan barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi yang tepat ).

2.      Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan ).

3.      Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang.

4.      Cek Expired Date dan Kondisi Barang.

5.      Surat Jalan ( Untul Retur )

6.      Memasukkan Barang ke Penyimpanan.

v  Bukti Pemesanan ( Purchase Order )

Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, Maka dia akan mengirimkan PO ke distributor. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh konsumen. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, Oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

v    Bukti Tanda Terima Barang

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih kepemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli danada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keasliandokumen ini.

c.       Penyimpanan barang

Yaitu dimana gudang di jadikan tempat yang aman untuk meletakkan hasil produksi. Semua barang yang sudah memenuhi standar untuk di pasarkan semua harus ada di gudang. Masalah penyimpanan barang merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, sejak barang tersebut keluar dari tempat produksi, tempat transit dan tujuan. Bagi perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas tempat penyimpanan sendiri dapat menggunakan gudang (warehouse) cara menyewa dari pihak lain yang menyewakan gudang umum (public warehouse).

Dalam penyimpanan barang harus mengatur barang dengan tata letak yang baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesulitan – kesulitan tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi.

d.    Pengemasan Barang

Dalam manajemen gudang, terdapat pula pengemasan barang, yaitu membungkus atau mengemas barang hasil produksi. Kemasan dapat didefinisikan sebagai seluruh kegiatan merancang dan memproduksi wadah atau bungkus atau kemasan suatu produk. Kemasan meliputi tiga hal, yaitu merek, kemasan itu sendiri dan label.

Ada tiga alasan utama untuk melakukan Pengemasan barang, yaitu:

1. Kemasan dapat melindungi produk dalam perjalanannya dari produsen ke konsumen. Produk-produk yang dikemas biasanya lebih bersih, menarik dan tahan terhadap kerusakan yang disebabkan oleh cuaca.

2. Melalui kemasan identifikasi produk menjadi lebih efektif dan dengan sendirinya mencegah pertukaran oleh produk pesaing. Kemasan merupakan satu-satunya cara perusahaan membedakan produknya.

3. Dengan kemasan yang sangat menarik diharapkan dapat memikat dan menarik perhatian konsumen. Selain itu, kemasan juga dapat mangurangi kemungkinan kerusakan barang dan kemudahan dalam pengiriman.

e.  Pengeluaran Barang

Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

III.             SISTEM OPERASIONAL GUDANG

Operasional gudang adalah kelanjutan dari pergerakan fisik barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai, tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki perusahaan. Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang disimpan. Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai teknologi komputer.

Ada  beberapa lingkup pekerjaan dalam operasional gudang, yaitu:

1.      Penanganan/Handling barang baik dan barang rusak

2.      Penghitungan stock (Stock Opname)

3.      Pengepakan barang

4.      Pengawasan operasional pekerja

5.      Perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain,dll

Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga merupakan hal yang penting. Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling. Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift, conveyor, dll). Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas rendah, konsep Lean Manufacturing yang dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada konsep lean sigma bisa dipelajari oleh kepala gudang atau manajer gudang untuk mengetahui sistem atau konsep untuk mengurangi produk cacat/rusak. Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala gudang untuk mengawasi pekerja-perkerja dan memastikan operasional gudang berjalan dengan baik.

Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stock dalam satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar juga sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadapa hal tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian pekerja.

Artikel Terkait